Cuatro preguntas antes de firmar con cualquiera

Es la pregunta que más casos ha costado y casi nadie la hace en una demostración. Un calendario compartido no revisa nada: muestra lo que alguien ya capturó. El acuerdo se publica, el plazo empieza a correr, y si esa semana el despacho anduvo en audiencias, nadie se entera hasta que ya es tarde.

Pida que se lo enseñen funcionando con un expediente suyo, no con uno de demostración. HEX cruza todos los asuntos abiertos contra los acuerdos publicados del Poder Judicial de Jalisco, Nayarit y Aguascalientes, y avisa el mismo día, con el expediente ya vinculado. Fuera de esos tres estados no hay monitoreo, y conviene revisarlo antes de contratar.

La respuesta honesta de la mayoría es "los expedientes". Vale la pena preguntarlo así de directo, porque el secreto profesional no es una preferencia del despacho: es una obligación que se responde con la cédula.

En HEX cada dato sensible se cifra por separado antes de tocar el disco y la llave vive fuera de la base, así que una copia robada es un archivo de ruido. El detalle, con lo que puede contestarle a un cliente que pregunte, está en confidencialidad del expediente.

Debe adaptarse a usted. Un despacho que cobra por iguala no necesita cronómetros, y uno que cobra por hora no puede anotar el tiempo a mano al final del día. Si para usar la herramienta hay que rediseñar la forma de facturar, la herramienta está eligiendo por el despacho.

Aquí entra la pregunta incómoda del precio: cuántas licencias mínimas exige, si el precio es público y si emite CFDI 4.0. Un proveedor extranjero no le va a facturar lo que su contador necesita. HEX se contrata desde una licencia, con precio publicado e IVA incluido.

Hágala por escrito y antes de firmar, no después. Si los documentos solo existen dentro de una interfaz cerrada, cancelar la suscripción puede costar el historial completo de sus casos. Si la respuesta tarda en llegar, esa demora ya es la respuesta.

En HEX puede descargar cualquier documento desde su expediente cuando quiera, y si cancela, la cuenta pasa a solo lectura conservando el acceso a todo lo que ya tenía. Su trabajo no se usa como candado para retenerlo.

La carga de los casos activos de un despacho mediano se hace en días, no en meses, y ese nunca es el problema real. El riesgo de una migración no está en subir documentos: está en los vencimientos que se quedan a medio camino entre el sistema viejo y el nuevo.

Por eso conviene mudarse con los dos sistemas vivos durante un ciclo corto y revisar a mano una muestra de los plazos ya cargados antes de apagar el anterior. Cualquier proveedor que le diga que eso no hace falta no ha migrado un despacho que litiga.